開催ガイドライン

「ビジネスマッチ東北2021春」におきましては、当初2020年11月に開催を予定していましたが、COVID-19感染拡大の状況を踏まえ、2021年3月10日に開催を延期しました。

現在、国や自治体、業界団体などが定める開催指針に準拠する形で開催準備を進めており、出展社募集をはじめとするスケジュールやブース数やブースタイプなど開催規模・コンテンツも例年とは異なりますので、出展を検討頂くにあたり出展社募集案内のほかに、開催ガイドラインを下記の通りまとめましたので、ご一読願います。

なお、以下の事項は、2020年8月15日時点の開催ガイドラインです。今後の感染状況推移により、対応の変更が生じる場合は、公式ホームページにて情報を随時配信いたします。なお、出展確定後は、何らか変更が生じる都度、出展ご担当者様宛にメール等でご連絡いたします。 ご理解ご協力のほどよろしくお願いいたします。

開催概要

主催者ガイドライン

  1. 参加人数管理
    ※最大同時入館数1,500名を上限設定し、参加者の入退場を管理する。
    • 出展社:1小間あたり2名に設定 ※1小間に2社共同出展する場合は1社1名となります
    • 関係者:運営スタッフ・主催団体サポートスタッフ・実行委員など300名以内
    • 来場者(バイヤー含む):来場事前登録により、時間帯を分散化。常時500名以内の同時入館者数で調整
  2. ソーシャルディスタンス
    • ブースサイズは間口3M×奥行2Mとし、通路幅は4M以上を確保する。
    • 受付など必要な場所にフロアマーカーを設置する。
  3. 手指消毒の徹底
    • 展示棟内の各出入口および控室やトイレに消毒液を設置する。
  4. 換気、各種備品設備の消毒
    • トイレなど共用部、ドア手すり、展示棟内の商談休憩テーブル・イスの定期的消毒・清掃を施す。
  5. 体調不良者の入場制限
    • 入口ゲートでのサーマルカメラによる検温を実施する。
  6. 参加者全員の氏名・連絡先の把握
    • 来場希望者の事前登録、当日受付者の個人情報取得を徹底する。
    • 運営スタッフ、設営スタッフ、主催団体サポートスタッフ、実行委員など全関係者の情報も取得する。
  7. 感染の疑い者発生時の対応
    • 対応手順、管轄保健所、感染相談センター連絡先など記載したマニュアルを作成する。
  8. 飛沫防止対策
    • 全参加者のマスク着用義務を徹底する。
    • 飛沫防止用アクリル板、もしくはビニールカーテンを受付・商談テーブル・ブース内などに設置する。
  9. その他
    • 厚生労働省が提供する感染確認アプリのインストールを要請する。

出展社ガイドライン

  1. 施設・主催者によるサーマルカメラ等による検温で37.5℃以上の熱を確認した場合は入場制限を実施します。
  2. 搬入出時を含み、会期中においては、会場内マスク着用を義務化します。
  3. 会場入場時など会場入口や各所に設置する手指消毒液による手指消毒と手洗いを細目に行ってください。
  4. 出展ブース内に商談テーブル等を設置する場合、アクリル板やビニールカーテン等の飛沫防止ツールを設置して下さい。
  5. 不特定多数の来場者が直接触れる製品・サンプル等については、適宜消毒措置を行ってください。
  6. 会期中に接触された来場者、出展担当者、出展者が独自に手配された装飾・工事等外注作業者の名簿は、感染発生時の追跡に資するため、最低3週間以上保管していただきますようお願いいたします。
  7. 自社ブースで使用するマスクやフェイスシールド等の防護具、手指消毒液をご用意ください。
    (試食提供者は手袋・フェイスシールドの着用をお願いします。)
  8. 会期中に使用したマスクやフェイスシールド、手袋などはビニール袋に入れた上で、必ず密閉して保管し、会期後は展示物等と併せてお持ち帰りいただきます。
  9. 感染が疑われる者が発生した場合、必要に応じて、保健所等の公的機関による聞き取りにご協力いただくほか、情報提供・状況報告にご協力をいただきます。
  10. その他、今後のCOVID-19感染拡大状況に応じて、お願いする事項に変更が生じる場合があります。

出展規定

1.出展申込と契約の成立について

◎公式ホームページにて、出展申込フォームに必要事項をご入力の上、お申込み下さい。
出展申込開始日:2020年 9月15日(火) 12:00より
出展申込締切日:2020年10月16日(金) 17 : 00まで

◎ビジネスマッチ東北実行委員会(以下、主催者)が、出展申込を受付け、申込受付メールの送信を以て、出展契約の成立とさせて頂きます。
※出展申込事項に係るメール文面等は、必ずプリントアウトする等、貴社控えを保管して下さい。

◎出展申込が募集ブース数を超えた場合は、出展ブース数を調整、または出展申込を受諾できない場合があります。予めご了承ください。
なお、出展申込に著しい瑕疵がある場合や、出展内容が本展示会の開催趣旨にそぐわないと主催者が判断した場合等、主催者は出展受付をお断りまたは取り消すことができます。これにより生ずる損害等に対し、主催者は一切の責任を負わないものとします。
また、出展物の押し売り販売や不当な価格表示等、ビジネス交流展示会としての本来の目的から逸脱する出展と主催者が判断した場合は、出展をお断りさせて頂きます。

2.共同(チーム)出展の取扱い

◎共同(チーム)出展を申込む場合は、必ず取りまとめ窓口となる代表企業・団体の出展申込担当者を設定し、下記の事項を厳守頂くものとします。

  • 1小間あたりの共同出展社数は2社までとする。
  • 出展する全ての社名等を申込時に主催者へ通知するものとする。
  • 開催当日は、代表企業・団体も含め、通知された企業・団体の従業員等はブースに常駐するものとする。
  • 主催者は、出展に係る連絡事項、各種申請受付等、諸対応について、誤対応防止の為に、予め設定頂いた出展申込担当者のみと連絡・授受を行うものとする。
  • 取りまとめ窓口となる代表の出展申込担当者を設定できない場合は、共同(チーム)出展として取扱いできません。

3.出展料金等の納付方法

◎出展申込の記載内容について主催者が確認の後、出展要項とともにご請求書を送付します。(11月下旬)
ご請求書に記載の振込期日までに指定の銀行口座へ振り込みをお願いいたします。(12月下旬を予定)
指定日までに入金が確認できない場合、出展をお断りする場合がありますのでご注意下さい。

◎出展料金のお支払や重複入金等により主催者から返金する場合の振込手数料は、出展社がご負担下さい。

4.出展契約成立後の出展取消し・ブース数の削減・タイプの変更

◎出展契約成立後の出展取消しまたはブース数の削減、タイプの変更は、出展社が電子メールにより主催者へ通知し、主催者においてこれを了承しない限り認めないものとします。
通知先:ビジネスマッチ東北出展団体募集係 info@bmtohoku.jp

◎主催者が出展社の出展取消しまたはブース数の削減・タイプの変更を了承した場合には、出展社は下記の通りのキャンセル料を支払うものとします。  【キャンセル料】

  • 2020年11月16日(月)から12月31日(木)まで…出展料金の20%
  • 2021年1月1日(金)から1月31日(日)まで…出展料金の50%
  • 2021年2月1日(月)以降…出展料金の100%

5.出展契約の解除

◎主催者は、出展社が次のいずれかに該当するときは、事前に催告または通知することなく出展契約を解除することができるものとします。

  • 出展料の全部または一部を支払わないとき。
  • 手形または小切手の不渡りを出し、銀行取引停止処分を受けたとき。
  • 仮差押、仮処分、強制執行、競売、特別清算、破産、民事再生、会社更生、その他これに類する申立てがあったとき。
  • 暴力団、暴力団関係団体もしくはその関係者、その他反社会的勢力であると判明したとき、またはこれらの反社会的勢力を利用していることが判明したとき。
  • 出展社が自らまたは第三者を利用して、理由の如何に関わらず、長時間の電話または同様の過度な行為による時間的拘束、不当な義務の強要、威嚇、脅迫をもって、主催者および各協力会社、他の出展社等の業務を妨害したとき。

6.ブース位置の決定について

◎主催者は、出展社のジャンル・ブース数・業種・種別等に基づき、会場構成を総合的に勘案した上で、全体レイアウト・ブース位置を決定しますので、位置の指定には応じられません。
なお、ブース位置決定後、所轄の消防署や保健所からの指導、または出展キャンセル等突発的事由によっては、出展社の承認を得ないでブース位置等を変更することがあります。

◎出展社は、ブース位置もしくはその変更に対する異議申し立てまたは賠償責任等を問わないものとします。

7.ブースの転貸等の禁止

◎出展社は割り当てられたブースの全部または一部を有償または無償に関わらず第三者に譲渡または貸与\することはできません。また、出展社どうしでの交換もできません。
※ただし、共同(チーム)出展はこの限りではありません。

8.会場内の行為の制限

◎出展社は、通路、休憩所、本展示会場外等の自らの出展スペース以外の場所で展示・宣伝を行うことはできません。

◎出展物の実演等は自由ですが、来場者や他の出展社に迷惑・危険を与える恐れのある、音・光・熱・臭気を伴うものは実演できません。なお、出展社は実演等のために出展ブース近くの通路が混雑することがないように配慮して下さい。

◎ブース内での物品販売は可能ですが、販売に関する営業許可等の手続・トラブル等には出展社自己の責任で対応頂きます。また、出展物の押し売り販売や不当な価格表示等、ビジネス展示商談会としての本来の目的から逸する目的の出展はできません。

◎ブース内での食品の製造・調理はできません。(電磁調理器・電子レンジによる加工食品の加熱は可)
また、生もの(鮮魚・生肉・刺身・寿司・乳類など)の試飲、試食、販売はできません。

◎展示会運営に係る主催者が定める本出展規定および出展要項を順守して頂きます。万一、規定を順守できず、主催者の申し入れに従わない出展社に対しては、本年または次年度以降の出展をお断りすることがあります。また、納入された出展料金も返還しないものとします。

9.出展物の搬入・搬出と装飾の施工・撤去

搬入・施工: 3月9日(火)13:00-20:00、3月10日(水)7:30~ ※特装ブースは別途調整
搬出・撤去: 3月10日(水)※閉会後のみ

◎搬出・撤去の際、出展社は割り当てられた出展ブースを定められた期間内に原状に回復して主催者に返還していただきます。出展社が原状回復を行わない場合、主催者において原状回復を行い、その費用は出展社が負担するものとします。ゴミは出展社が持ち帰ることを原則としますが、主催者が指定するゴミ袋(有料)で所定のゴミ集積所へ持ち込んで頂くことも可能です。
※ブース内に出展社が残置した物品がある場合は、主催者は任意にこれを処分することができ、その処分方法については主催者の決定に従うものとします。その際の処分費用は出展社が負担するものとします。

10.管理保全

◎主催者は管理者として細心の注意を払って会場全般の管理・運営にあたりますが、各出展物および貴重品等の管理は出展社が自己の責任と費用負担において行ってください。
また、主催者は出展物および貴重品の盗難、紛失、損傷、火災または、その他天災地変等を原因とする出展物の損害に対しての一切の責任を負わないものとします。

11.ブース内対応について

◎出展社およびその代理人は、会期中主催者が指定する出展者カードを着用し、必ずブース内に常駐し、会期の終了時刻まで来場者の対応および出展物の管理にあたるものとします。

◎終了時刻前の撤去作業は、場内の安全管理の観点からも厳禁としますので、順守して下さい。

12.商取引について

◎開催期間中に出展社、来場者およびその他の間で発生する商取引に係る責任は当事者間に帰するものであり、主催者はこれに関与しないものとします。

13.損害賠償

◎出展社が他の出展社のブースや、主催者の運営設備または展示会場の設備、人身等に損害を与えた場合、当該補修または賠償は出展社の責任において行うものとし、主催者は責任を負わないものとします。
出展物の輸送・展示中の保護および盗難については、必要に応じて保険をかける等適切な対策をお願いいたします。

14.消防・安全

◎消防関係法令に基づき、ブース内で使用する装飾資材については、不燃物または防災加工品を使用して下さい。

◎ブース内に天井・屋根を施工する行為は防災上禁止されています。そのような施工が発見された場合、管轄消防署より撤去回収を命ぜられることがありますのでご注意下さい。

◎火気・ガス・電気コンロの使用はできません。
※電磁(IH)調理器・電子レンジは使用可能ですが、別途追加電源(別料金)が必要となります。

15.展示会の中止

◎主催者は天災等の不可抗力、新型コロナウィルス感染症等の感染防止などの社会要請上やむを得ない理由により、展示会開催が困難と判断した場合、展示会開催を中止することがあります。この場合、出展社が既に支払った出展料に応じて下表の額を出展社に払い戻します。但し、中止によって生じた一切の損害については責任を負わないものとします。
なお、出展料の払い戻し時期については、中止となった開催日程(2020年3月10日)以降の手続となります。

出展形態 料金区分 出展料金 返金額
リアルブース出展 基本料金 88,000円 77,000円
同上 特別料金 77,000円 67,100円
WEB出展のみ 基本料金 11,000円 0円
同上 特別料金 9,900円 0円

16.法的保護等

◎本展示商談会における商談等に関するトラブルについて、主催者は一切の責任を負わないものとします。
また、展示内容に関して、紛争、訴訟、異議申し立てまたはその他の問題が発生した場合、出展社は自己の責任と費用負担のもとに解決するものとし、主催者は一切の責任を負わないものとします。

17.個人情報の取扱について

◎主催者が指定する各協力会社(展示会事業運営業務委託業者等)に、出展手続きに関する各種事務連絡・各種請求業務等、出展社の便宜を図るため担当者名等の必要な情報を開示する場合があります。

◎出展社は、展示等を通して「個人情報」を取得する場合、個人情報保護法および、該当法令を順守し、適法かつ適切な取得を行ってください。その際は、利用目的を必ず公表または本人に通知し、その範囲内で活用してください。特に、第三者へ提供を行う場合は、必ず「個人情報」の情報主体(提供元)から同意を取得してください。

18.法令および規定等の順守

◎出展社は、各種法令および社会規範を出展契約の一部として、これを遵守するものとします。
また、出展社の責任の下に出展に係る設営・撤去業者等、協力会社にもこれを遵守させるものとします。
法令もしくは出展規定に従わない場合、または主催者の指導・申入れに従わない場合には、主催者は理由の如何に関わらず、当該出展について拒否または取消すことができるものとします。これにより生ずる損害等に対し、主催者は一切の責任を負わないものとします。

19.運営への協力

◎出展社は、主催者、来場者および他の出展者それぞれの立場を理解し、安全かつ快適な展示会運営に協力するものとします。

◎新型コロナウィルス感染症対策については、別途定める開催ガイドラインに則り、全ての参加者に理解・協力を求めるものとします。

20.その他

◎本出展規定または開催ガイドライン等に定めのない事項については、主催者に適宜確認し、出展社はその回答または要請等に従うものとします。

「ビジネスマッチ東北2021春」実行委員会
2020年8月28日策定